MAKALAH INFORMATIKA FARMASI

TUGAS INFORMATIKA FARMASI

ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT

Disusun oleh:

EN PURMAFITRIAH

12811092

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA

2012

PENDAHULUAN

Rumah Sakit merupakan salah satu  institusi yang bergerak dalam bidang kesehatan yang memberikan jasa pelayanan medic, non medik, pelayanan perawatan, pencegahan penyakit serta peningkatan mutu kesehatan masyarakat. Selain itu strategi yang digunakan untuk meningkatkan mutu serta pelayanan terhadap masyarakat, ialah dengan cara mengembangkan sarana dan prasarana pelayanan terpadu, cepat dan informatif, sehingga dapat meningkatkan pelayanan yang terbaik kepada pasien sebagai mitra usaha Rumah Sakit.

Dengan lingkup pelayanan yang begitu luas, tentunya banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan di rumah sakit. Banyaknya variabel di rumah sakit turut menentukan kecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dan lingkungan rumah sakit. Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satu komponen yang penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi di rumah sakit. Pengelolaan data secara manual, mempunyai banyak kelemahan, selain membutuhkan waktu yang lama, keakuratannya juga kurang dapat diterima, karena kemungkinan kesalahan sangat besar. Dengan dukungan teknologi informasi yang ada sekarang ini, pekerjaan pengelolaan data dengan cara manual dapat digantikan dengan suatu sistem informasi dengan menggunakan komputer. Selain lebih cepat dan mudah, pengelolaan data juga menjadi lebih akurat.

Adanya pelayanan yang cepat, tepat dan informatif berarti meningkatkan mutu pelayanan pada pasien. Untuk mengembangkan manajemen institusi jasa Rumah Sakit maka perlu diadakan pengendalian sistem informasi yang memadai khususnya pada bagian Gudang Farmasi. Pengolahan data hendaknya dilakukan dengan cermat, cepat dan teratur. Sehingga tidak menyebabkan lambatnya informasi data yang dihasilkan, dikarenakan sistem pengolahan data terutama pada bagian Gudang Farmasi yang masih manual.

Pemanfaatan teknologi informasi lebih optimal terutama pada bidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi diharapkan dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak manajemen Rumah Sakit dalam pengambilan keputusan.

A.   RUMUSAN MASALAH

1.   Sistem apa yang selama ini digunakan dan apa yang menjadi kebutuhan terhadap sistem sehingga pegawai memperoleh informasi yang berkualitas dan disajikan dengan baik sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai.

2.  Bagaimana menerapkan teknologi informasi yang sifatnya membangun dan dapat dimanfaatkan untuk kemajuan Rumah Sakit.

3.   Bagaimana sebuah sistem dapat  menyajikan informasi dalam bentuk laporan secara akurat, tepat waktu dan relevan.

B.   BATASAN MASALAH

1.  Pengolahan data yang dilakukan, seperti: kode barang, nama barang, jenis barang, tipe barang, satuan,  tanggal kadaluarsa, harga, jumlah barang, unit penerima.

2.   Proses pengolahannya meliputi sorting, seleksi dan perhitungan matematik.

3.  Pembuatan laporan yang terkomputerisasi, seperti : laporan pertransaksi penerimaan barang, laporan pertransaksi retur barang, laporan pertransaksi barang keluar, laporan permintaan barang, laporan mutasi barang, laporan hapus barang.

C.   TUJUAN

1.  Melakukan analisa dan evaluasi  sistem informasi baik yang sedang berjalan pada Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Soeradji Tirtonegoro maupun sistem yang diusulkan.  Sehingga diharapkan memperoleh gambaran sebuah rancangan sistem informasi yang lebih baik.

2. Membuat sistem informasi persediaan dan pengadaan obat yang terkomputerisasi guna memudahkan pihak Gudang Farmasi Rumah Sakit dalam melakukan pengolahan data  dengan cepat sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas.

D.  MANFAAT

1.   Dengan adanya sistem yang baru dapat mempercepat dalam mengolahan data. 

2.   Memudahkan dan mempercepat pengaksesan informasi barang.

3.   Menyediakan informasi akurat dan relevan untuk mendukung pengambilan keputusan.

4.   Dapat menyajikan informasi dalam bentuk laporan secara akurat dan tepat waktu.

PEMBAHASAN

A.  Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.

Sistem informasi merupakan suatu tipe khusus dari sistem kerja yang fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi dengan melakukan enam tipe operasi: menangkap (capturing), mentransmisikan (transmitting), menyimpan (storing), mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating), dan menampilkan (displaying) informasi.

B.  Konsep Dasar Gudang Farmasi Rumah Sakit

Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang  merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencuri dan mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai jantung 6 dari menjemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan atau  inventori controldiperlukan, dipahami dan diketahui secara baik.

Dalam hal ini Gudang Farmasi memiliki fungsi seperti penerimaan, penyimpanan, pengeluaran obat, dengan kegiatan seperti :

1.   Penerimaan

2.   Penyimpanan

3.   Pengeluaran

C.  Analisis

Analisis yang dilakukan pada Gudang Farmasi bertujuan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang sering muncul ketika transaksi keluar masuk barang. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan mutu pelayanan pasien terutama pada proses pendistribusian obat dapat berjalan lancar sehingga proses penanganan pasien selanjutnya lebih baik.

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat diatasi. Untuk membuat sistem yang tepat maka telah di lakukan analisa terhadap sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering terjadi ketika transaksi keluar masuk barang adalah sebagai berikut:

1.   Pengarsipan data yang kurang efisien.

Penyebab masalah ini adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi sangat lama. Hal ini terjadi karena proses pengolahan data masih dilakukan secara manual dan karyawan juga memerlukan waktu istirahat.

2.   Proses pencarian informasi kurang efektif.

Hal ini dikarenakan pencarian data dilakukan secara manual, data yang berupa arsip terletak di dalam rak sedangkan untuk proses pencarian memerlukan lebih dari satu orang.

3.   Kurang akurat dan tepat waktu dalam pembuatan laporan.

Walaupun dalam pembuatan laporan sudah menggunakan komputer namun penggunaanya belum optimal. Hal ini sering terjadi dikarenakan dalam proses pembuatan laporan, karyawan harus menulis dan mencari kembali data transaksi yang berada dalam tumpukan arsip sehingga masih terdapat kesalahan dalam perhitungan maupun penulisan.

Untuk mengatasi permasalahan pada sistem yang lama perlu adanya pengembangan dan perubahan ke sistem yang baru dengan menganalisa apa yang menjadi kebutuhan pemakainya. Sasaran utama sistem informasi yaitu menyediakan informasi bagi pengguna sistem. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat mendukung semua tingkatan manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem lama pada Gudang Farmasi Rumah Sakit  belum dapat menyediakan informasi yang efektif dan efisien untuk mendukung bagi pihak manajemen, maka dalam hal menganalisis sistem harus mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan, antara lain informasi yang berupa laporan permintaan, laporan mutasi, dan data barang. Dengan adanya komputer sebagai teknologi dalam penerapan sistem baru diharapkan mampu untuk meningkatkan produktifitas kerja para pegawai, guna memenuhi kebutuhan seperti :

1.   Sistem dapat membantu dalam mencatat barang masuk maupun barang keluar dengan efektif.

2.   Memudahkan dalam perubahan data yang ada.

3.   Kebutuhan informasi dapat disajikan dengan cepat.

4.   Pembuatan laporan yang dihasilkan lebih akurat.

D.    Analisis Sistem kelayakan

Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan diterapkan layak dipakai atau tidak. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem yang baru. Analisis kelayakan meliputi beberapa segi.

1.   Kelayakan Teknologi

Teknologi yang diberikan sudah memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding.

2.   Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini merupakan kelayakan peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung sistem. Tuntutan disini adalah penggunaan perangkat lunak original. Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi. Software yang dipakai adalah hasil rancangan penulis sendiri. Peralatan yang digunakan juga diperoleh dengan cara membeli. Sehingga tidak ada pelanggaran hukum.

3.   Kelayakan Operasional

Sistem ini dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum dioperasikan yang mana akan lebih memudahkan petugas untuk menguasai sistem baru. Sehingga sistem baru yang akan diterapkan dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.

4.   Kelayakan Ekonomi

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat  yang dapat berupa penghematan atau manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya.

KESIMPULAN

1.  Sistem baru dapat menyajikan informasi yang baik dan berkualitas karena pada pengolahan data dan pencarian sudah dilakukan secara

terkomputerisasi. 

2.  Dengan adanya teknologi komputer sebagai penerapan sistem baru, beban pekerjaan pegawai Gudang Farmasi menjadi lebih ringan sehingga dapat meningkatkan mutu serta pelayanan Rumah Sakit terutama pada distribusi obat yang berdampak pada proses penanganan pasien selanjutnya.

3.  Sistem baru yang terkomputerisasi dapat menyajikan laporan  lebih mudah karena data yang tersusun rapi dalam database membuat penyajian laporan kepada direktur, maupun pihak manajemen yang lain menjadi lebih akurat, tepat waktu dan relevan.

REFERENSI

Berry E, Cushing. 1974.   Accounnting Information System and Bussiness Organization. Philipiness: Addison Wesley Publishing Company.

Jogiyanto, H.M. 2005.  Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005.  Analisis dan Desain  Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sutedjo B, 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.