TUGAS INFORMATIKA FARMASI
ANALISIS SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PERSEDIAAN OBAT PADA GUDANG
FARMASI RUMAH SAKIT
Disusun oleh:
EN PURMAFITRIAH
12811092
PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI
APOTEKER
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2012
PENDAHULUAN
Rumah Sakit merupakan salah satu
institusi yang bergerak dalam bidang kesehatan yang memberikan jasa
pelayanan medic, non medik, pelayanan perawatan, pencegahan penyakit serta
peningkatan mutu kesehatan masyarakat. Selain itu strategi yang digunakan untuk
meningkatkan mutu serta pelayanan terhadap masyarakat, ialah dengan cara
mengembangkan sarana dan prasarana pelayanan terpadu, cepat dan informatif, sehingga
dapat meningkatkan pelayanan yang terbaik kepada pasien sebagai mitra usaha
Rumah Sakit.
Dengan lingkup pelayanan yang
begitu luas, tentunya banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam
proses pelayanan di rumah sakit. Banyaknya variabel di rumah sakit turut
menentukan kecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dan lingkungan
rumah sakit. Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satu komponen yang
penting dalam mewujudkan suatu sistem informasi di rumah sakit. Pengelolaan
data secara manual, mempunyai banyak kelemahan, selain membutuhkan waktu yang
lama, keakuratannya juga kurang dapat diterima, karena kemungkinan kesalahan
sangat besar. Dengan dukungan teknologi informasi yang ada sekarang ini,
pekerjaan pengelolaan data dengan cara manual dapat digantikan dengan suatu
sistem informasi dengan menggunakan komputer. Selain lebih cepat dan mudah,
pengelolaan data juga menjadi lebih akurat.
Adanya pelayanan yang cepat,
tepat dan informatif berarti meningkatkan mutu pelayanan pada pasien. Untuk
mengembangkan manajemen institusi jasa Rumah Sakit maka perlu diadakan pengendalian
sistem informasi yang memadai khususnya pada bagian Gudang Farmasi. Pengolahan
data hendaknya dilakukan dengan cermat, cepat dan teratur. Sehingga tidak
menyebabkan lambatnya informasi data yang dihasilkan, dikarenakan sistem
pengolahan data terutama pada bagian Gudang Farmasi yang masih manual.
Pemanfaatan teknologi informasi
lebih optimal terutama pada bidang sistem pengolahan data yang terkomputerisasi
diharapkan dapat membantu pengolahan data yang lebih kompleks sehingga
informasi yang dihasilkan dapat mendukung pihak manajemen Rumah Sakit dalam
pengambilan keputusan.
A. RUMUSAN MASALAH
1. Sistem apa yang selama ini digunakan dan apa yang menjadi kebutuhan
terhadap sistem sehingga pegawai memperoleh informasi yang berkualitas dan
disajikan dengan baik sehingga dapat meningkatkan kinerja pegawai.
2. Bagaimana menerapkan teknologi informasi yang sifatnya membangun dan
dapat dimanfaatkan untuk kemajuan Rumah Sakit.
3. Bagaimana sebuah sistem dapat menyajikan informasi dalam bentuk laporan
secara akurat, tepat waktu dan relevan.
B. BATASAN MASALAH
1. Pengolahan data yang dilakukan, seperti: kode barang, nama barang, jenis
barang, tipe barang, satuan, tanggal kadaluarsa, harga, jumlah barang,
unit penerima.
2. Proses pengolahannya meliputi sorting, seleksi dan perhitungan matematik.
3. Pembuatan laporan yang terkomputerisasi, seperti : laporan pertransaksi
penerimaan barang, laporan pertransaksi retur barang, laporan pertransaksi
barang keluar, laporan permintaan barang, laporan mutasi barang, laporan hapus
barang.
C. TUJUAN
1. Melakukan analisa dan evaluasi sistem informasi baik yang sedang
berjalan pada Rumah Sakit Umum Pusat Dr. Soeradji Tirtonegoro maupun sistem
yang diusulkan. Sehingga diharapkan memperoleh gambaran sebuah rancangan
sistem informasi yang lebih baik.
2. Membuat sistem informasi persediaan dan pengadaan obat yang
terkomputerisasi guna memudahkan pihak Gudang Farmasi Rumah Sakit dalam
melakukan pengolahan data dengan cepat sehingga menghasilkan informasi
yang berkualitas.
D. MANFAAT
1. Dengan adanya sistem yang baru dapat mempercepat dalam mengolahan data.
2. Memudahkan dan mempercepat pengaksesan informasi barang.
3. Menyediakan informasi akurat dan relevan untuk mendukung pengambilan
keputusan.
4. Dapat menyajikan informasi dalam bentuk laporan secara akurat dan tepat
waktu.
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu
sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses
dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
Sistem informasi merupakan suatu tipe khusus dari sistem kerja yang
fungsi internalnya terbatas pada pemrosesan informasi dengan melakukan enam
tipe operasi: menangkap (capturing), mentransmisikan (transmitting), menyimpan
(storing), mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating), dan menampilkan
(displaying) informasi.
B. Konsep Dasar Gudang Farmasi Rumah Sakit
Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang
merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang
dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar
dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari
pencuri dan mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai
jantung 6 dari menjemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari
pendistribusian. Oleh karena itu, maka metode pengendalian persediaan
atau inventori controldiperlukan, dipahami dan diketahui secara baik.
Dalam hal ini Gudang Farmasi memiliki fungsi seperti penerimaan,
penyimpanan, pengeluaran obat, dengan kegiatan seperti :
1. Penerimaan
2. Penyimpanan
3. Pengeluaran
C. Analisis
Analisis yang dilakukan pada Gudang Farmasi bertujuan untuk
mengidentifikasi masalah-masalah yang sering muncul ketika transaksi keluar
masuk barang. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan mutu pelayanan pasien
terutama pada proses pendistribusian obat dapat berjalan lancar sehingga proses
penanganan pasien selanjutnya lebih baik.
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat
diatasi. Untuk membuat sistem yang tepat maka telah di lakukan analisa terhadap
sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering terjadi ketika
transaksi keluar masuk barang adalah sebagai berikut:
1. Pengarsipan data yang kurang efisien.
Penyebab
masalah ini adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan pengolahan data
menjadi informasi sangat lama. Hal ini terjadi karena proses pengolahan data
masih dilakukan secara manual dan karyawan juga memerlukan waktu istirahat.
2. Proses pencarian informasi kurang efektif.
Hal ini
dikarenakan pencarian data dilakukan secara manual, data yang berupa arsip
terletak di dalam rak sedangkan untuk proses pencarian memerlukan lebih dari
satu orang.
3. Kurang akurat dan tepat waktu dalam pembuatan laporan.
Walaupun
dalam pembuatan laporan sudah menggunakan komputer namun penggunaanya belum
optimal. Hal ini sering terjadi dikarenakan dalam proses pembuatan laporan,
karyawan harus menulis dan mencari kembali data transaksi yang berada dalam
tumpukan arsip sehingga masih terdapat kesalahan dalam perhitungan maupun
penulisan.
Untuk mengatasi permasalahan pada sistem yang lama perlu adanya
pengembangan dan perubahan ke sistem yang baru dengan menganalisa apa yang
menjadi kebutuhan pemakainya. Sasaran utama sistem informasi yaitu menyediakan
informasi bagi pengguna sistem. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat
mendukung semua tingkatan manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem lama
pada Gudang Farmasi Rumah Sakit belum dapat menyediakan informasi yang
efektif dan efisien untuk mendukung bagi pihak manajemen, maka dalam hal
menganalisis sistem harus mengetahui kebutuhan informasi yang diinginkan,
antara lain informasi yang berupa laporan permintaan, laporan mutasi, dan data
barang. Dengan adanya komputer sebagai teknologi dalam penerapan sistem baru
diharapkan mampu untuk meningkatkan produktifitas kerja para pegawai, guna
memenuhi kebutuhan seperti :
1. Sistem dapat membantu dalam mencatat barang masuk maupun barang keluar
dengan efektif.
2. Memudahkan dalam perubahan data yang ada.
3. Kebutuhan informasi dapat disajikan dengan cepat.
4. Pembuatan laporan yang dihasilkan lebih akurat.
D. Analisis Sistem kelayakan
Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui
apakah sistem baru yang akan diterapkan layak dipakai atau tidak. Dalam hal ini
tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa yang didapat dan biaya
yang diperlukan dari sistem yang baru. Analisis kelayakan meliputi beberapa
segi.
1. Kelayakan Teknologi
Teknologi
yang diberikan sudah memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan
digunakannya perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya berikut
perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding.
2. Kelayakan Hukum
Kelayakan
hukum pada perancangan sistem ini merupakan kelayakan peraturan penggunaan
perangkat lunak pendukung sistem. Tuntutan disini adalah penggunaan perangkat
lunak original. Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem baru adalah legal
secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar
aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi. Software yang
dipakai adalah hasil rancangan penulis sendiri. Peralatan yang digunakan juga
diperoleh dengan cara membeli. Sehingga tidak ada pelanggaran hukum.
3. Kelayakan Operasional
Sistem ini
dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan
teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan
hati-hati. Selain itu dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum dioperasikan
yang mana akan lebih memudahkan petugas untuk menguasai sistem baru. Sehingga
sistem baru yang akan diterapkan dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
4. Kelayakan Ekonomi
Pengembangan
suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi berarti
dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang.
Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber
daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan memberikan
manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan atau manfaat yang baru.
Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang
dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak bernilai atau
tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu
dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya.
KESIMPULAN
1. Sistem baru dapat menyajikan informasi yang baik dan berkualitas karena
pada pengolahan data dan pencarian sudah dilakukan secara
terkomputerisasi.
2. Dengan adanya teknologi komputer sebagai penerapan sistem baru, beban
pekerjaan pegawai Gudang Farmasi menjadi lebih ringan sehingga dapat
meningkatkan mutu serta pelayanan Rumah Sakit terutama pada distribusi obat
yang berdampak pada proses penanganan pasien selanjutnya.
3. Sistem baru yang terkomputerisasi dapat menyajikan laporan lebih
mudah karena data yang tersusun rapi dalam database membuat penyajian laporan
kepada direktur, maupun pihak manajemen yang lain menjadi lebih akurat, tepat
waktu dan relevan.
REFERENSI
Berry E,
Cushing. 1974. Accounnting Information System and Bussiness Organization.
Philipiness: Addison Wesley Publishing Company.
Jogiyanto,
H.M. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
Ladjamudin,
Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi,
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sutedjo B, 2002.
Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.